Une note de frais est un document qui permet de demander le remboursement de dépenses que vous avez avancées personnellement dans le cadre de votre mission pour l’UFCV (transport, repas, hébergement, etc.).
Non.
Une dépense n’est remboursée que si elle est professionnelle, justifiée, conforme aux règles UFCV et validée. En cas de doute avant une dépense importante, il est recommandé de demander l’avis de votre responsable.
Principalement :
• transports (train, exceptionnellement avion ou voiture),
• repas dans le cadre d’une mission ou d’une réunion,
• hébergement si la mission vous empêche pas rentrer chez vous le soir.
Oui, aboslument
Aucun remboursement n’est possible sans justificatif original (facture, ticket, reçu). Ils doivent être joints au formulaire de note de frais.
En dehors des paiements via la carte Payhawk, vous devez utilisez le fichier Excel officiel "Note de Frais Électonique" fourni par l'UFCV.
Non.
Une note de frais ne doit concerner qu'un seul mois.
Selon votre statut :
• membres de comités régioanux : Délégué régional,
• administrateurs nationaux : Directeur général,
• bureau (président, trèsorier) : Directeur administratif et financier.
Non.
Il est strictement interdit de valider ses propres notes de frais.
Oui, quand c'est possible.
Le train (2ᵉ classe) est le moyen de transport à privilégier. La voiture personnelle ne peut être utilisée que de façon exceptionnelle et autorisée, dans ce cas le remboursement sera plafonné à l’équivalent d’un billet de train en 2e classe.
Oui, mais uniquement exceptionnellement et avec autorisation préalable de votre responsable.
Le remboursement se fait au kilomètre (0,45 €/km) + péages/parkings si justifiés. Le montant total du remboursement sera plafonné à l’équivalent d’un billet de train en 2e classe pour le même trajet.
Une copie de votre permis et de votre carte grise est obligatoire
Non, jamais.
Les amendes sont toujours à la charge de l’auteur de l’infraction
• 20 € maximum par personne et par repas.
• 1 repas par jour pour une mission d’une journée.
• 2 repas par jour pour une mission de plusieurs jours (1 seul le dernier jour).
Attention, le plafond n’est pas cumulable. Si je n’ai mangé que pour 5€ le midi, je ne peux pas utiliser les 15€ restants pour mon repas du soir. Chaque repas est donc plafonné à 20€, quel que soit ma consommation réelle pour les autres repas.
Il doit mentionner :
• la date,
• le montant,
• votre nom (ou les noms des personnes invitées pour un repas collectif).
Uniquement si vous êtes expressément habilité (certains responsables uniquement).
Pour les bénévoles, cela doit être validé par votre responsable.
• Paris : 125 € maximum par nuit
• Province : 100 € maximum par nuit
(hôtel de type Ibis / Campanile)
Facture obligatoire au nom du bénéficiaire.
Non, elles doivent être envoyées au fil de l’eau, après chaque mois.
Seuls les bénévoles qui souhaitent faire un abandon de frais ouvrant droit à réduction d’impôt peuvent transmettre l’ensemble de leurs frais de l’année en une seule fois.
C’est le fait de renoncer volontairement au remboursement pour bénéficier d’une réduction d’impôt, comme un don à l’association. Une procédure spécifique est prévue.
Oui :
• le valideur signe,
• le payeur signe,
• l’envoi par mail vaut signature du demandeur.
Le traitement sera retardé.
Certaines erreurs (codes analytiques incorrects, champs manquants) bloquent l’import comptable.
En cas de doute, votre responsable peut vous aider.
Vous pouvez contacter :
• votre responsable,
• votre délégation régionale.
Ils sont là pour vous accompagner – aucune question n’est “bête” 😊.